この5つの切り上げ方は、会議を効果的に進行し、時間管理を徹底したい人にとって非常に役立ちます。話が逸れたり結論が出ないときでも、次のステップに進むことで時間内に会議を終えることが可能です。特に、長引く会議や意思決定が難航する場面で効果的です。会議の生産性を高め、チームの時間管理を改善するために使えます。
特に、プロジェクト管理を行う人、会議が長引きがちな職場で働く人、または顧客やパートナーとのコミュニケーションが多い人にとって、有効な方法です。どのような場面でも、適切な切り上げ方を使うことで、会議の成果を最大限に引き出し、生産性を高めることができる手法であるため、”用法容量”を守って使っていきたい。
時間内に会議を終えるための5つの切り上げ方
目的: 会議のファシリテーションスキル向上、特に時間管理と円滑な進行のための「話の切り上げ方」の習得。
要点:
- 会議は時間通りに終わらないことが多い。
- 話の切り上げ方が会議の成否を分ける。
- 5つの切り上げ方を理解し、状況に応じて使い分ける。
- パーキングロット
- 仮置き（仮決め）
- ネクストアクションを決める
- 残りの議題を次回に回す
- 話を切り上げることを明示する
説明:
| 手法 | Point | Reason | Example | Point(再強調) |
|---|---|---|---|---|
| パーキングロット | 話題を一時的に保留する | 脱線した議論を整理し、時間配分をコントロールする | 新商品企画会議で、過去の失敗談で盛り上がった際に「この件は『過去の反省点』として後で議論しましょう」と発言。 | 会議の焦点を維持し、時間内に主要議題を扱える。 |
| 仮置き（仮決め） | 結論が出ないまま一旦結論を出す | 情報不足でも、仮決定で議論を前進させる。 | 新システム導入で決め手がない際、「仮にA案で進め、2週間後に再度検証しましょう」と発言。 | 仮決定は柔軟に変更可能。 |
| ネクストアクションを決める | 次回の行動を決めて会議を終了する | 結論が出なくても次のアクションを明確にし前進させる。 | Webサイトリニューアル案で結論が出ない場合、「次週改めて比較検討しましょう」と発言。 | 次回のアクションを明確にし、議論の停滞を防ぐ。 |
| 残りの議題を次回に回す | 重要な議題に集中するため残りの議題を次回に持ち越す | 時間切れで中途半端な議論になることを防ぐ。 | 予算会議で時間切れが迫る際、「予算案1の議論を優先しましょう」と発言。 | 議題の優先順位を事前に決めておくことで、スムーズな進行が可能。 |
| 話を切り上げることを明示する | 時間の制約を伝える | 参加者に現状を認識させ、議論の収束を促す。 | 「残り10分ですが、Bを優先し、Cは次回に持ち越しても良いでしょうか？」と発言。 | 参加者の状況把握を促し、円滑な議題進行を実現。 |
